Agosto 2013
por Vesna Soraic“Toc, toc. ¿Quién está ahí? La empresa de software. Simplemente queremos asegurarnos de que tenga las licencias de todo el software que utiliza". ¿La simple idea de esta situación le da escalofríos? Si debe enfrentar esta situación mañana, ¿entraría en pánico o estaría preparado?
Vamos a aprovechar esta oportunidad para discutir la gestión de cumplimiento, el cuarto y último proceso importante relacionado con el Software Asset Management (SAM). En mi último blog, escribí sobre las directrices y políticas internas. Estas desempeñan un papel vital en la gestión de cumplimiento, y quiero que las recordemos.
El proceso de gestión de cumplimiento concilia las licencias que uno posee con el consumo real de software para determinar el estado de cumplimiento y el plan de acción a seguir. Aquí se procesan todos los datos reunidos a partir del descubrimiento y la administración de licencias. Los datos del inventario se convierten en responsabilidad de licencia, lo cual refleja el modelo de licencia del proveedor e informa el delta entre las licencias computadas y las que uno posee.
Con este informe de cumplimiento, los gestores de recursos de software pueden determinar si las licencias compradas y usadas son adecuadas para satisfacer las necesidades actuales y futuras de la organización. Si el proceso de gestión de cumplimiento nota que la empresa ha instalado más software del permitido por la licencia, entonces se debe desinstalar algún software, o se deben adquirir licencias adicionales. Pero le advierto, tómese un minuto y piense antes de gastar más dinero. Antes de que su organización adquiera licencias adicionales, asegúrese de no haber pasado por alto en su cálculo las licencias que se encuentran en las máquinas que sacó de circulación. Esto podría ser un error muy costoso.
Cómo contabilizar las licencias, ¿ha controlado hasta el último rincón y cada activo fuera de circulación?
Hablamos de este fenómeno en el blog "Gestión de inventario: obtenga una visión completa de su empresa”. En el artículo “Use Software Asset Management (SAM) como guía para beneficio de su organización" hablamos de la importancia de aplicar realmente sus políticas internas. El proceso de gestión de cumplimiento puede considerarse como una especie de auditoría interna. Uno desea saber lo que hay antes que comprar más.
Por lo tanto, antes de comprar licencias adicionales, asegúrese de revisar los acuerdos de licencia principales y los apéndices para estar al tanto de los pagos adeudados y el cronograma.
Algunos proveedores requieren la compra de licencias adicionales cuando se vence el "proceso de reconciliación anual", por ejemplo, al concluir un año calendario o fiscal. Otros pueden requerir que se cubra inmediatamente cualquier falta de licencia mediante la compra de mantenimiento para el último período en el que se utilizó el software sin licencia. Si tiene más preguntas les recomiendo leer el artículo de mi blog, “¿Puedo ver su licencia (para administrar activos), por favor?”.
La práctica de una gestión de cumplimiento correcta puede evitar problemas y ahorrarle mucho dinero. Esto le permitirá conocer el estado del cumplimiento antes de que un proveedor comience su auditoría. De esta forma, tendrá tiempo para resolver las excepciones de cumplimiento y se asegurará de proporcionar toda la información de inventario y licencia necesaria a los proveedores, para cumplir con los objetivos de la auditoría.
Una mejor manera de cumplir
Con un proceso tan complejo, es inevitable que se haya desarrollado una herramienta automatizada para ayudarlo con el proceso. La solución HP SAM, no sólo automatiza la administración de cumplimiento y genera los informes de cumplimiento, puede además iniciar una acción de reparación automáticamente: adquirir licencias adicionales o desinstalar algún software. Esta solución también calcula los costos de cumplir con los requisitos cuando se adquieren nuevas licencias. El software HP SAM también otorga derechos de software automáticamente para cambios a versiones posteriores o anteriores del software para las licencias bajo mantenimiento, todo para influir en el estado de cumplimiento.
El único método proactivo para asegurar el cumplimiento es realizar auditorías y revisiones internas regulares (al menos una vez al año) utilizando herramientas automatizadas de cumplimiento. Debido a que ahora es tan fácil, muchos de nuestros clientes realizan informes de cumplimiento para sus principales proveedores de forma semanal y comparan los resultados con los informes anteriores. Un cumplimiento de licencia de software proactivo lo ayuda a comprender es estado actual de su licencia y a reducir el riesgo de no pasar una auditoría. También faculta a su organización a renovar o negociar contratos con conocimiento. Ahora sabe lo que compró, lo que usa y lo que en realidad necesita.
¿Cuál es su experiencia con el cumplimiento de licencias del software? Si su proveedor realiza una auditoría mañana, ¿podría proporcionarle la información requerida para satisfacerlo? No dude en compartir su experiencia en la sección de comentarios más abajo.
Para obtener más información sobre HP Software Asset Management, visite:
www.hp.com/go/assetmanagementsoftware
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